RESERVA
Es la acción mediante la cual una persona en su nombre o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o mas habitaciones de características determinadas durante una fecha concreta, contándose las mismas por periodos de veinticuatro horas bajo un precio determinado de antemano. En algunos países estos periodos de veinticuatro horas se inician al medio día o a la una de la tarde, dependiendo de la política de cada establecimiento.
El proceso de reserva es aquel por medio del cual, un huésped solicita que se les asegure una habitación para determinada fecha y hora, el huésped cuando llega ya tiene su habitación asignada y segura para el proceso de reserva agiliza la labor de la recepcionista.
En el proceso de reserva se tiene en cuenta las condiciones y necesidades, expresada por el huésped, este proceso es muy completo porque se tiene los datos del huésped, el tipo de habitación, la hora de llegada, la permanencia entre otras que hacen parte del funcionamiento del hotel.
1.Manejar las solicitudes de reservas.
2.Determinar la disponibilidad y tarifas por medio del rack.
3.Determinar la disponibilidad de la fecha y hora de la reserva y las tarifas de las habitaciones.
4.Realizar formato de reserva.
El departamento de reservaciones de un hotel es el encargado de efectuar las reservas y venta de habitaciones del establecimiento. Normalmente esta a cargo de un gerente de reservaciones, el cual se encuentra subordinado al gerente de recepción.
En los hoteles pequeños estos puestos a menudo se combinan con muchos otros.
El resto del departamento, nuevamente variable de acuerdo con el tamaño del hotel, estará integrado por quienes efectúan las reservaciones por teléfono o por correo electrónico u otro medio, por los archivistas que manejan el archivo y control de reservaciones y por una o más secretarias.
Funciones del encargado de reservaciones:
Dentro de sus responsabilidades se encuentra el evitar que se venda dos veces la misma habitación en la misma fecha, o que se quede sin vender una cuando existen clientes interesados en ocuparlas.
También es responsable de aplicar las políticas del hotel referentes a su área, y de elaborar los reportes e información que se deben proporcionar a otros departamentos y a su jefe inmediato superior.
Debe llevar el control de los depósitos a cuenta, reembolsos, comisiones, etc. Así como mantener en orden el área en la que realiza sus funciones.
El departamento de reservas debe funcionar con un horario lo mas próximo posible al comercial, ya que la principal fuente de peticiones de reservas produce de agencias de viaje, empresas y compañías aéreas, seguidas de particulares e incluso de otros hoteles.
Por ellos, este departamento deberían contar con personal adscrito al mismo por lo menos desde las 8 de la mañana a las 8 de la noche, de tal forma que un empleado pueda entrar a trabajar a las 8 de la mañana y salir a las 4 y otro trabajador entrar a las 12 y salir a las 8, hasta cumplir su jornada laboral establecida por convenio, descansando los domingos, así como las fiestas, ya que esos mismos días descansaran las empresas que son las fuentes principales de reservas.
Datos de la hoja de reserva:
1.Nombre del hotel.
2.Fecha de llegada.
3.Fecha de salida.
4.Hora de llegada.
5.Medio de trasporte.
6.Apellido del huésped.
7.Nombre del huésped.
8.Domicilio del huésped.
9.Numero de habitación.
10.Tarifa.
11.Cantidad de depósito requerido.
12.Fecha del depósito.
13.Especiales (VIP, cama adicional, no fumador, etc.)
Errores mas frecuentes:
1.Ofrecer lo que no se tiene.
2.No se establecen tarifas.
3.No se manejan formatos.
4.No se previó recurso humano-suministros-elementos.
5.No se hizo confirmación de reserva.
6.No se hizo seguimiento de reserva.
